MENU

Utlysning: System for prosjekt- og porteføljeforvaltning

Digni søker deltakere til en tilbudskonkurranse vedrørende anskaffelse av et digitalt system for prosjekt- og porteføljeforvaltning.

Kvalifikasjonsgrunnlag

Innledning 

Om Digni 

Digni er en medlemsbasert paraplyorganisasjonen for 20 kristne organisasjoner som driver med bistand- og langsiktig utviklingsarbeid i samarbeid med ulike partnerorganisasjoner i Sør.

Digni forvalter en felles avtale med Norad som årlig beløper seg til 186 000 000 NOK. Dignis administrasjon består av til sammen 11 ansatte og har som oppgave å kvalitetssikre arbeidet som mottar støtte, føre kontroll med anvendelse av midlene, rapportere resultater, ivareta en strategisk koordinasjon av porteføljeinnsatsen og drive kompetanseutvikling av medlemmene og lokale partnere.

Det er stor variasjon i størrelse, kapasitet, administrasjon og geografiske og tematiske arbeidsområder blant Dignis medlemmer. Medlemmenes portefølje består i dag av om lag 115 prosjekter i 31 land – hovedsakelig i Afrika og Asia.

Tematisk fordeler prosjektene seg på områder som sivilt samfunn, helse, utdanning, miljø, næringsutvikling og fred og forsoning. Likestilling, urfolks rettigheter, antikorrupsjonsarbeid og rettighetsarbeid på mange plan er også viktige arbeidsområder for våre partnere. 

Figuren under illustrerer veldig enkelt hvordan bistandskjeden til Digni ser ut.  

Digni er ISO-sertifisert(ISO 9001) og kvalifisert for Microsofts rabattordning for ideelle organisasjoner. 

Bakgrunn 

Digni startet i 2018 opp en digitaliseringsprosess som er tenkt gjennomført over flere år og langs flere spor:  

Pågående første spor handler om sekretariatet som arbeidsplass og omfatter fornyelse av infrastruktur, maskinpark, arbeidsmetoder og overgang til ny IT-leverandør og en skybasert løsning. Prosjektet er godt i gang og vi jobber videre med dette sammen med vår nye IT-leverandør. 

Pågående andre spor: Som Digni-fellesskap ønsker vi å utforske hvordan medlemsorganisasjoner, partnerorganisasjoner og prosjekter kan og bør forholde seg til muligheter og utfordringer knyttet til digitalisering. Vi ønsker å kartlegge potensialet som ligger i digitalisering for våre samarbeidspartnere og vår kontekst og danne oss et kunnskapsgrunnlag for videre innovasjon og satsning. Denne prosessen er i gang og fasiliteres av en ekstern leverandør.  

Det tredje og siste sporet er denne utlysningens anliggende og gjelder anskaffelse og implementering av et nytt system for vår prosjekt- og porteføljeforvaltning. Dette omhandler vår faglige og økonomiske forvaltning og saksbehandling av prosjektene i vår portefølje og vil involvere våre medlemmer i Norge og lokale partnere internasjonalt. 

Behov  

En av hovedoppgavene til Digni er å kvalitetssikre prosjektporteføljen og bidra til å styrke forvaltning og kontroll av tilskuddsmidler i hele kjeden. Dette krever en strukturell, prinsipiell og systematisk tilnærming i administrasjon og forvaltning av tilskudd til vår medlemsmasse, lokale partnere og prosjekter. Per i dag anvender Digni et online-basert system for prosjekt- og porteføljeforvaltning som ble designet og utviklet spesifikt for Digni i 2005. Datateknisk support og utvikling av struktur og oppbygningen har i hovedsak vært knyttet til en enkeltperson. Dette medfører høy grad av sårbarhet. I tillegg erfarer Digni at løsningen er begrenset og kostbar med tanke på utvikling av nye moduler og tilpasning til nye krav og retningslinjer fra forvaltningen, og krever svært mye manuell betjening. Situasjonen i dag tilsier derfor at Digni bør finne alternative løsninger for å sikre en høyere kvalitet i forvaltning av tilskuddsmidler og tilby våre medlemmer og lokale partnere et bedre verktøy for å systematisere og kontrollere prosjektarbeidet.  

Formål  

Anskaffelse av et nytt system for prosjekt- og porteføljeforvaltning skal styrke prosjekt- og økonomiforvaltning i hele Digni-kjeden og understøtte Dignis innsats for økt verdighet og redusert fattigdom. 

Hvilke endringer skal oppnås? 

Anskaffelsen av nytt system for prosjekt- og porteføljeforvaltning skal bidra til å:  

  1. Fornye, forenkle og styrke arbeidsflyt i hele kjeden (automatisering, brukertilpasninger) 
  2. Sikre etterrettelighet, kontroll og kvalitet i prosjekt- og økonomiforvaltning   
  3. Sikre transparens og informasjonstilgang i hele kjeden (kommunikasjonsløsninger, dokumenthåndtering) 
  4. Sikre effektiv og sporbar dokumentasjon (godkjennelsesprosedyrer, loggføring, digital signatur) 
  5. Redusere risiko og minimere feilmarginer i forvaltning av prosjektmidler (samvirke med økonomisystem, sjekklistekontroll, tilgangskontroll) 
  6. Styrke kostnadseffektivitet  
  7. Synliggjøre og forbedre måloppnåelsen i vårt arbeid (støtte for logframe, aggregering, analyse)  
  8. Fremme innovasjon, samarbeid, kunnskapsdeling og læring 
  9. Sikre muligheter for videreutvikling og bruk av nye digitale løsninger i vårt arbeid  

Deltilbud 
Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget.

Viktige datoer 

Digni har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:  

Aktivitet Tidspunkt 
Kunngjøring av anskaffelsen: Kvalifikasjonskrav 02.12.2019 
Innleveringsfrist forespørsel om deltagelse i konkurransen 10.12.2019, Kl: 23:59 
Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag 12.12.2019 
Tilbudsfrist 05.01.2020, Kl:23:59 
Meddelelse om tildeling  Innen 21.01.2020  

Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfrist for forespørselen om deltakelse er foreløpige og kan bli gjenstand for justeringer. En eventuell forlengelse av tilbudets vedståelsesfrist kan bare skje dersom leverandøren godkjenner dette.  

Regler for gjennomføring av konkurransen

Anskaffelsesprosedyre  

Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen. I denne fasen vil det skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å levere tilbud til konkurransen. 

Oppdragsgiver planlegger å invitere 6 leverandører til å inngi tilbud til konkurransen. Dersom flere enn 6 leverandører oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner vil oppdragsgiver velge ut leverandører basert på utvelgelseskriteriet nederst i dette Kvalifikasjonsgrunnlaget.

Digni planlegger å gjennomføre dialog med en eller flere av leverandørene som inngir tilbud i konkurransen. Forhandlingene vil kunne gjelde alle sider av tilbudene. Utvelgelsen av hvem det vil forhandles med vil bli foretatt etter en vurdering av tildelingskriterier. Det planlegges å ha dialog med maksimalt 6 leverandører. Digni tar forbehold om å gjennomføre møte med aktuelle tilbydere før kontraktsignering.  

Kontraktsvilkår 

Utlysningen av dette oppdraget gjelder innkjøp, utvikling, tilpasning og implementering, samt drift- og vedlikehold. Avtale vil inngås basert på kontraktsperiode for Dignis rammeavtale med Norad. (Dignis nåværende avtale med Norad gjelder tidsperioden 2018-2023.) Kontakten vil ha en varighet på 3 år med opsjon for Digni om forlengelse for en ny periode. Gjeldene kontraktsvilkår for dette oppdraget vil bygge på vilkår i statens standardavtaler: Utviklings- og tilpasningsavtalen (SSA-T) og Vedlikeholdsavtalen (SSA-V)  

Kvalifikasjonskrav 

Tilbyder må oppfylle følgende kvalifikasjonskrav: 

Krav nr. Krav beskrivelse Dokumentasjon 
Lovlig etablert foretak Det skal fremlegges firmaattest, eventuelt tilsvarende attest som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. 
God økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten i hele kontraktsperioden Kredittvurdering/-rating som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Hele kredittvurderingsrapporten skal leveres og skal inneholde nøkkeltall for de tre siste regnskapsår (Nyoppstartede virksomheter leverer tall for de årene virksomheten har eksistert). Kredittvurdering skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. 
Ingen ubetalte skatte- eller merverdiavgiftskrav Det skal leveres attest for skatt og merverdiavgift, ikke eldre enn seks måneder, som viser status for betaling av: – skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift Leverandører med forretningsadresse i andre EØS-land skal fremlegge tilsvarende attest(er). 
Integritet som kontraktspart  Erklæring om at leverandøren ikke er rettskraftig dømt for straffbare forhold eller ikke ubetydelige kontraktsbrudd eller andre forhold om medfører tvil om leverandørens integritet 
Tilbyder skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag. Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren kan dokumentere erfaringen ved å vise til kompetanse til personell han råder over og kan benytte til dette oppdraget, selv om erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for en annen leverandør 

Tilbyder kan velge å dokumentere kvalifikasjonskravene 1- 4 ved å levere en egenerklæring eller ved å levere angitt dokumentasjon. Tilbyder som leverer egenerklæring vil bli bedt om å levere oppdatert dokumentasjon før eventuell kontraktsinngåelse. 

Utvelgelseskriterier 

Dersom det melder seg flere enn 6 leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil leverandørens relevante erfaringer og tidligere sammenlignbare oppdrag være utslagsgivende for utvelgelsen (kvalitetskrav nr. 5). 

 Innlevering av forespørselen 

Forespørselen om deltagelse i konkurransen skal leveres per e-post til Jacob Bulti Smørdal, jbs@digni.no innen 10.12.2019.