MENY

Info om prosjektoppfølging

Petrus er Dignis database og saksbehandlingssystem for søknader, rapporter og regnskap fra medlemmene.
Logg inn

Om Petrus

Petrus er Dignis database og saksbehandlingssystem for søknader, rapporter og regnskap fra medlemmene.

Hver medlemsorganisasjon har eget passord og brukernavn til databasen. Passordet vil bli endret hvert år og medlemmene får beskjed om dette fra Digni. Digni er administrator og har derfor tilgang til all informasjon i Petrus og bestemmer når Petrus er” åpen” for redigering. Hvert enkelt medlem har ansvar for å melde inn nye prosjekter eller prosjekter med ny periode hvert år til post@digni.no.

Digni vil ikke godkjenne søknader eller rapporter som ikke er lagt inn i Petrus innen fristen. Det er mulig å søke om utsatt frist. Dette må gjøres skriftlig.

Petrus åpnes i god tid før rapportering og søknadsbehandlingen. Petrus stenges for redigering ca. en uke etter at fristene har løpt ut hvis ikke annen informasjon blir gitt. Før hver rapportering og søknadsrunde vil Digni informere medlemmene om frister, endringer i Petrus og nødvendig søknads- og rapporteringsinformasjon på «Dashboard» i Petrus.

Prosjektstøtte

Om prosjektstøtte
Å søke prosjektstøtte gjennom Digni vil si å søke støtte til et tidsavgrenset prosjekt som har som mål å bidra til en utviklingsprosess. Digni støtter langsiktig utviklingsarbeid, ikke rene humanitære tiltak.

Søknad om prosjektstøtte krever:

  • At det er gjennomført forundersøkelse/-prosjektering der konsekvensanalyser, levekårsundersøkelser og grundig dokumentasjonsinnhenting inngår.
  • En grundig gjennomarbeidet prosjektplan med budsjett. Denne planen vil fungere som avtalegrunnlag med Digni.
  • Klart definert målhierarki med indikatorer.
  • Klare planer for tidsavgrensning. – Antall faser og år det søkes støtte til.
  • Konkrete planer for lokalt eierskap, bærekraft og utfasing.
  • Konkrete planer for evaluering og monitorering.
  • Vurdering av lokal partnerorganisasjon og risiko.

Relevante dokumenter finnes på sidene for dokumenter.

Søknadsprosessen

Hvert år må Dignis medlemmer søke om prosjektstøtte. Dette gjøres i systemet Petrus. Det skal søkes for nye prosjekter, prosjekter med ny periode og løpende prosjekter. Nye prosjekter og prosjekter med ny periode må levere: prosjektdokument, aktivitetsplan, årsbudsjett og langtidsbudsjett for hele perioden. Budsjettoppsettet skal følge Dignis format. Det er vanlig å søke om en 3-års eller en 5-års periode. Løpende prosjekter leverer kun aktivitetsplan og årsbudsjett. Disse vedleggene skal medlemmene laste opp i Petrus.

Alle søknader legges inn i Petrus og Digni vil etter behandlingen skrive inn kommentar og konklusjon for det enkelte prosjekt. Når hele saksbehandlingen er ferdig, vil Digni sende ut en e-post med informasjon om dette. Hvert medlem må da gå inn i Petrus og lese de kommentarer som ligger der. Hvis det er noen prosjekt som får helt eller delvis avslag, vil saksbehandler i Digni ha en dialog med medlemmene om dette. Det er mulig å anke avslag til Dignis styre. Denne anken må være skriftlig og begrunnes utifra saksbehandlers kommentar og grunnlag for avslaget.

Digni ønsker også informasjon fra medlemmene på organisasjonsnivå når det gjelder ulike tema i hver søknadsperiode. Dette oppsettet ligger i Petrus og kan endres noe fra år til år. Digni vil komme med informasjon om slike endringer i god tid før søknadene skal leveres.

Frister for søknad

15. august: Nye søknader og søknad om ny periode

31. august: Løpende prosjekt

31. august: Søknad på organisasjonsnivå

Anke: 14 dager før styremøte i oktober. (Denne datoen kan variere noe og Digni vil informere om dette hvert år).

Budsjettjustering

Medlemsorganisasjonene søker om økonomisk støtte for gjeldende år i august året før. Digni søknadsbehandler og godkjenner eller avslår søknader i løpet av oktober. I januar utbetaler Digni normalt 25 prosent av støttebeløpet for løpende prosjekter, såkalt a-konto utbetaling.

Normalt mottar Digni tilskuddsbrev fra Norad for inneværende år i februar. Digni beregner da en tildelt økonomisk ramme pr medlemsorganisasjon basert på tilskudd for de tre foregående år (se dokumenter for mer info) og eventuelle prioriteringer for inneværende år. Digni informerer medlemsorganisasjonene om tildelt ramme. Medlemsorganisasjonene skal innen en gitt frist sende inn justerte budsjetter pr prosjekt til Digni. Disse utarbeides sammen med lokal prosjektledelse da det kan være forhold i organisasjonene, hos partner, i prosjektene, valutakurs, inflasjon eller andre prisendringer som bidrar til behov for økte eller reduserte enkeltbudsjetter innenfor tildelt ramme. Budsjettjusteringen skal være innenfor det som ble godkjent i søknadsbehandlingen høsten før.

Digni gjennomgår budsjettrevisjonen som så danner grunnlag for utbetaling av normalt 67 prosent av prosjektstøtten samt administrasjonsgodtgjørelse for inneværende år. Utbetalingen gjøres normalt i mars. Fra utbetalingen trekkes eventuelt mottatt a-konto-beløp utbetalt i januar.

Digni sender så ut ”Annual attachment to agreement” med innvilget budsjett pr prosjekt. Dette er gjeldende budsjett til eventuelt reallokert budsjett godkjennes på høsten.

Frist budsjettjustering

Normalt i begynnelsen av mars

Reallokering av budsjett

Gjeldende budsjett ble tildelt ved budsjettjustering normalt i mars. Det kan være flere forhold som bidrar til behov for reallokering av budsjett i løpet av året. For å sikre best mulig utnyttelse av tildelte økonomiske midler, har Digni en prosess som kalles reallokering tidlig på høsten.

Søknad om reallokert budsjett pr prosjekt utarbeides sammen med lokal prosjektledelse da det kan være forhold i organisasjonene, hos partner, i prosjektene, valutakurs, inflasjon eller andre prisendringer som bidrar til behov for reallokering innenfor tildelt budsjett. Det kan også være behov for økte eller reduserte enkeltbudsjetter. Reallokeringen skal være innenfor det som er godkjent. Det kan imidlertid søkes om å dekke komponenter som ikke lå inne i gjeldende budsjett. Vesentlige avvik fra gjeldende budsjett skal begrunnes. En god tommelfingerregel er å sette opp forklaringer for avvik på 10 prosent (opp eller ned) eller alt over NOK 30 000, men det må likevel sees i sammenheng med størrelsen på prosjektet eller budsjettposten.

Digni gjennomgår søknadene, foretar en vurdering og godkjenning av endelig budsjett. Digni utbetaler så normalt resterende 33 prosent av prosjektstøtten samt administrasjonsgodtgjørelsen for inneværende år, normalt i månedsskiftet september/oktober. Avregning fra foregående års prosjektregnskap kommer til fratrekk eller tillegg ved denne utbetalingen.

Digni sender så ut nytt ”Annual attachment to agreement” med innvilget budsjett pr prosjekt. Dette er gjeldende budsjett som legges til grunn for revisjon.

Frist reallokering
17. september 

Rapport og regnskap

Årlig prosjektrapport skal signeres av medlemsorganisasjonen og lagres som vedlegg i Petrus. Ved prosjektperiodens slutt, skal det i tillegg leveres sluttrapport for hele perioden.

Medlemsorganisasjonens årsrapport skrives på tverrgående temaer og spesifikke tematiske områder som er relevante for den enkelte medlems portefølje, etter egen mal som ligger i Petrus. Rapporten skal være en oversikt over informasjon fra hele porteføljen som i sum ender opp som rapporten på hvert enkelt tema.

Regnskap og revisjonsberetning skal følge Dignis format. Regnskapet skal settes opp mot siste godkjente budsjett fra Digni, normalt reallokert budsjett fra september/oktober. Regnskapet skal også inneholde forklaringer dersom regnskapet for en regnskapspost avviker fra budsjett. En god tommelfingerregel er å sette opp forklaringer for avvik på 10 prosent (opp eller ned) eller alt over NOK 30 000, men det må likevel sees i sammenheng med størrelsen på prosjektet eller regnskapsposten. Det er viktig at medlemsorganisasjonene kvalitetssikrer forklaringene slik at de er forståelige og samsvarer med regnskapet.

Frister rapport og regnskap

16. april: Årlig prosjektrapport (og eventuelt sluttrapport) og regnskap med revisjonsberetning

2. mai: Medlemsorganisasjonens årsrapport

Evaluering er en systematisk og uavhengig vurdering av et prosjekt, program, organisasjon, tema eller strategi i forhold til bredere spørsmål som relevans, måloppnåelse, resultater, kostnader og bærekraft. Evalueringer kan gjennomføres i alle faser av et prosjekts liv. Evaluering skal tjene tre ulike formål: Bidra til beslutningsprosesser, øve kontroll av virksomheten og fremme organisatorisk læring. Digni krever at et prosjekt har minst en ekstern evaluering i løpet av en prosjektperiode, men man regner at prosjektet vil ha flere interne gjennomganger alt etter behov. Hver ekstern evaluering skal inkluderes i prosjektets planer og budsjett. Terms of Reference (ToR) og evalueringsteamet, skal godkjennes av Digni før evalueringen kan starte. ToR og CV for evalueringsteamets deltakere må sendes til Digni i god tid. Evalueringsrapporten skal sendes til Digni så fort den er klar.

Alle eksterne evalueringer skal legges inn i Norads database. Dette er hvert enkelt medlems ansvar.

Ekstramillionen

Om ekstramillionen

Ekstramillionen er en budsjettpost som Digni hvert år setter av for at medlemmene kan søke om støtte til aktiviteter som det har oppstått et spesielt behov for i løpet av inneværende budsjettår. Støtten skal ikke finansiere ordinære prosjektaktiviteter.

Søknad og tildeling

Det kan søkes om støtte fra Ekstramillionen fra 1. januar og fram til 15. august. Maksbeløp for en søknad er NOK 150 000. Alle søknader skal sendes til post@digni.no. Søknadene behandles fortløpende, og Digni svarer i løpet av tre uker. Bevilgningen følger prinsippet om ”første mann til mølla”, og søknader behandles så lenge det er midler til rådighet. Om det er ubrukte midler igjen i begynnelsen av september går disse til budsjettreallokeringen for de vanlige prosjektene. Vurderingen av søknadene legger vekt på at det er initiativ, utfordringer, behov som har vokst fram og har et lokalt eierskap (se Ekstramillionen Kriterier for støtte). Støtten skal ikke finansiere ordinære prosjektaktiviteter.

Frister for ekstramillionen
1. januar til 15. august
Rapport og regnskap
Støtte fra Ekstramillionen er en del av Digni sekretariatets budsjett og regnskap. Det kreves derfor ingen egenandel, og frist for rapport og regnskap er seinest 31. januar året etter at støtten er bevilget. Rapporten må innholde de momentene som var med i søknaden. Regnskapet skal gjennomgås av organisasjonens revisor. Ved å la revisor gjøre en påtegning på regnskapsoversikten, er det nok å sende en oversikt, uten bilag (for mer informasjon se, Ekstramillion Kriterier for støtte). Dersom deler av bevilgningen ikke blir brukt opp innen 31. desember i søknadsåret, skal det overskytende beløp returneres tilbake til Digni innen 31. januar påfølgende år.
Frister søknad og rapport
31. januar året etter at bevilgningen er gitt. Midlene skal ikke dekke indirekte administrasjonskostnader slik som andel av husleie, regnskapshonorar etc. Det er heller ikke anledning til å ta med revisjonskostnader i prosjektregnskapet.

Mindre fagutviklingstiltak

Om mindre fagutviklingstiltak

Fagutvikling forstås som å utvikle ny kunnskap og innsikt i et saksområde, og som utvikling av ferdigheter knyttet til gjennomføring av oppgaver (kunnskap omsatt i handling). Begrepet peker i to retninger – mot videreutvikling av hva enkeltpersoner og organisasjoner allerede kan og mot innovasjon – ny innsikt og nye ferdigheter. Fagutvikling er derfor en dynamisk prosess der innovasjon og nytenkning har en sentral plass.

Midler til fagutvikling kan tildeles innenfor to forskjellige rammer:

  • Mindre fagutviklingstiltak
  • Større fagutviklingsprosesser

Et fagutviklingstiltak skal være initiert av den organisasjonen som har ansvar for gjennomføringen. Det vil sikre at tiltaket dekker et definert behov og at det dermed finnes kapasitet og engasjement til å gjennomføre prosessen. Tidsaspekt ett til to år. Maks budsjettramme er om lag 100.000-150.000 per år.

Ved avslutningen skal det foreligge dokumentasjon som gjør det mulig for andre organisasjoner å dra nytte av erfaringene.

Organisasjonene henvender seg til fagkonsulentene med spørsmål og drøfting av nye ideer som kan utvikles til et fagtiltak. Søknad om støtte til fagutviklingstiltak drøftes av faggruppen i sekretariatet der det også gjøres et endelig vedtak.

Relevante dokumenter finnes under dokumenter-fanen.

 

Søknad og tildeling

Organisasjonene henvender seg til fagkonsulentene med spørsmål og drøfting av nye ideer som kan utvikles til mindre fagtiltak eller større fagprosesser. Søknad om støtte til fagutviklingstiltak drøftes av faggruppen i sekretariatet der det også gjøres et endelig vedtak.

Søknaden skal inneholde følgende informasjon:

  • Begrunnelse for at organisasjonen vil arbeide med dette spesifikke fagområdet.
  • Beskrivelse av den erfaring og kompetansen organisasjonen allerede har innen dette feltet.
  • Målsetting, aktiviteter og budsjett skal følge søknaden. Tema og omfang bør drøftes med Digni på forhånd før organisasjonen går videre med søknadsprosessen.
  • Budsjettet kan inneholde lønnsutgifter av begrenset omfang og andre driftsutgifter som skal til for å gjennomføre prosessen.

Frister for søknad og tildeling
15. desember (søknad året før igangsetting)
Rapport og regnskap
Støtte til fagutvikling er en del av Digni sekretariatets budsjett og regnskap. Det kreves derfor ingen egenandel, og frist for rapport og regnskap er seinest 31. januar året etter at støtten er bevilget. Rapporten må innholde de momentene som var med i søknaden. Regnskapet skal gjennomgås av organisasjonens revisor. Ved å la revisor gjøre en påtegning på regnskapsoversikten, er det nok å sende en oversikt, uten bilag. Dette er ikke en full revisjon, men revisor går gjennom de bilag som angår prosjektet. Dersom deler av de tildelte midlene ikke blir brukt opp innen 31. desember i søknadsåret, skal det overskytende beløp returneres tilbake til Digni innen 31. januar påfølgende år.
Frister rapport for og regnskap
Dersom deler av bevilgningen ikke blir brukt opp innen 31. desember i søknadsåret, skal det overskytende beløp returneres tilbake til Digni innen 31. januar påfølgende år.

 

Større fagutviklingsprosess

Om større fagutviklingsprosess

Fagutvikling forstås som å utvikle ny kunnskap og innsikt i et saksområde, og som utvikling av ferdigheter knyttet til gjennomføring av oppgaver (kunnskap omsatt i handling). Begrepet peker i to retninger – mot videreutvikling av hva enkeltpersoner og organisasjoner allerede kan og mot innovasjon – ny innsikt og nye ferdigheter. Fagutvikling er derfor en dynamisk prosess der innovasjon og nytenkning har en sentral plass.

Midler til fagutvikling kan tildeles innenfor to forskjellige rammer:

  • Mindre fagutviklingstiltak
  • Større fagutviklingsprosess

En fagutviklingsprosess er et mer omfattende tiltak som skal initieres av medlemsorganisasjonen eller være et resultat av en dialog med Digni. Tiltaket skal eies og ledes av den organisasjonen som får støtte. Dignis rolle vil variere, men vil defineres i avtaleform med den enkelte organisasjon. I utgangspunktet kan det ha en ramme på inntil 2 år.

Prosessen bør ha generell interesse og være nyttig også for andre organisasjoner innenfor Digni-nettverket.

Organisasjonen som får et hovedansvar, har også ansvar for opprettelsen av et utvalg med representerer både fra Digni og andre organisasjoner innen Digni. Utvalget bør også benytte seg av ytre fagmiljø som er temaaktuelle.

Relevante dokumenter finnes på sidene for dokumenter.

Søknad og tildeling

Organisasjonene henvender seg til fagkonsulentene med spørsmål / nye ideer som kan utvikles til fagtiltak eller fagprosesser. Søknad om støtte til FU-prosesser drøftes av faggruppen i sekretariatet der det også gjøres et endelig vedtak.

Søknaden skal inneholde følgende informasjon:

  • Begrunnelse for at organisasjonen vil arbeide med dette spesifikke fagområdet.
  • Beskrivelse av den erfaring og kompetansen organisasjonen allerede har innen dette feltet.
  • Målsetting, aktiviteter og budsjett skal følge søknaden. Tema og omfang bør drøftes med Digni på forhånd før organisasjonen går videre med søknadsprosessen.
  • Budsjettet kan inneholde lønnsutgifter og andre driftsutgifter som skal til for å gjennomføre prosessen.

Frist for søknad
15. desember (søknad året før igangsetting)
Rapport og regnskap
Støtte til fagutvikling er en del av Digni sekretariatets budsjett og regnskap. Det kreves derfor ingen egenandel, og frist for rapport og regnskap er seinest 31. januar året etter at støtten er bevilget. Rapporten må innholde de momentene som var med i søknaden. Regnskapet skal gjennomgås av organisasjonens revisor. Ved å la revisor gjøre en påtegning på regnskapsoversikten, er det nok å sende en oversikt, uten bilag. Dette er ikke en full revisjon, men revisor går gjennom de bilag som angår prosjektet. Dersom deler av de tildelte midlene ikke blir brukt opp innen 31. desember i søknadsåret, skal det overskytende beløp returneres tilbake til Digni innen 31. januar påfølgende år.

Dokumenter for medlemmer

På disse sidene finner du alle dokumenter som er relevante for medlemmer i Digni. Savner du noe? Send en mail til post@digni.no

Informasjon om dokumentene

# – Firkant spesielt for rammeavtaleorganisasjonene
Rammeavtaleorganisasjonene har et spesielt ansvar for selv å håndheve og se til at innholdet i enkelte dokumenter blir overholdt i saksbehandlingen. For at disse dokumentene skal være enkle å finne har vi merket dem med en firkant (#) etter dokumenttittelen. Husk også at rammeavtaleorganisasjonene har egne policydokumenter på utvalgte tema, og at innholdet i disse skal ikke motstride Dignis policydokumenter.

Savner du dokumenter?
I mappene ovenfor ligger dokumenter vi mener bør være offentlig tilgjengelig. I tillegg har vi noen dokumenter som vi anser som interne for sekretariatet. Ønsker du innsyn i disse dokumentene, kan du begjære dette til post@digni.no.

Tips!

Dokumentene ligger i alfabetisk rekkefølge. Vil du søke i mappa med dokumenter, kan du klikke på tasten «ctrl» og tasten «F» samtidig, før du skriver inn tittelen på dokumentet du leter etter.